Een vergaderruimte inrichten, hoe doe je dat op de perfecte manier?
Het inrichten van een vergaderzaal is meer dan alleen het neerzetten van een tafel en stoelen. Een goede vergaderruimte draagt bij aan de productiviteit, creativiteit en het succes van een vergadering. In deze blog geven we praktische tips en tricks voor het inrichten van een vergaderruimte die niet alleen functioneel is maar, tegelijkertijd ook inspireert.
Wat is de functie van de vergaderruimte? Waar wordt deze voor gebruikt?
Voordat je begint met inrichten, is het belangrijk om de functie van de vergaderruimte te bepalen. Dit bepaalt grotendeels welke meubels, technologie en sfeer je kunt toepassen.
Een aantal voorbeelden:
- Brainstormsessies: creatieve tools zoals whiteboards, prikborden of interactieve schermen.
- Formele vergaderingen: comfortabele stoelen en een professionele uitstraling.
- Presentaties: een groot scherm, goede verlichting en een podium als dat nodig is.
- Verkoopgesprekken met bijvoorbeeld zakelijke klanten: een inspirerende en professionele uitstraling met een combinatie van comfortabel meubilair.
Welke meubels kies je?
Het meubilair is voor een groot deel de kern van een vergaderruimte. Het is belangrijk om te zorgen voor comfortabele stoelen, vooral als vergaderingen langer duren dan een halfuur. Kies daarnaast een tafel die groot genoeg is voor het aantal deelnemers, maar zorg ook dat de ruimte niet overvol raakt.
Tips
- Kies voor comfortabele en ergonomische stoelen
- Gebruik modulaire tafels die goed aanpasbaar zijn aan verschillende soorten groepsgroottes
- Zorg voor voldoende loop en bewegingsruimte, dus kies niet voor te grote of te grove meubels.
Hoe zorg je voor goede samenwerkingen en presentaties verloop?
Moderne vergaderruimtes hebben een goed werkende technologie die samenwerkingen en presentaties soepel laat verlopen. Daarbij kun je denken aan audiovisuele apparatuur en connectiviteitsopties.
Apparatuur dat niet mag ontbreken:
- Een groot scherm of projector
- Videoconferentie apparatuur
- Draadloze presentatiesystemen en zeker niet te vergeten, voldoende stopcontacten
- Een goede akoestiek en een microfoonsysteem voor grotere ruimtes
Hoe creëer je een juiste sfeer?
De sfeer in de vergaderruimte heeft een directe invloed op de productiviteit en gemoedstoestand van de deelnemers. Gebruik kleuren, verlichting en decoratie om een inspirerende en rustgevende omgeving te creëren. Zie onze blog: de invloed van kleurenpsychologie. Daar wordt dieper ingegaan op de invloed van de verschillende kleuren in een ruimte.
Aanbevelingen:
- Verlichting: combineer natuurlijk licht met instelbare kunstverlichting. Zie voor een uitgebreider advies en tips onze blog ‘’hoe richt ik mijn kantoor in’’, en ‘’een inspirerende ruimte maar hoe?’’ In beide blogs wordt ook ingegaan op het toepassen van verlichting.
- Kleurgebruik: neutrale tinten voor een professionele look met accenten in inspirerende kleuren zoals blauw (rust) of geel (creativiteit). Lees ook onze blogs ‘’de kracht van kleur’’ en ‘’de invloed van kleurenpsychologie’’.
- Planten: Voeg groen toe voor een frisse uitstraling en verbeterde luchtkwaliteit. Daarnaast brengen planten een natuurlijke en kalmerende sfeer. Lees hierbij onze blog ‘’het effect van Biophilic design’’
Hoe zorg je voor een goede logistiek en toegankelijkheid?
Praktische zaken zijn net zo belangrijk als het design. Denk aan toegankelijkheid van de ruimte, opslagmogelijkheden en gemakkelijke toegang tot benodigdheden.
- Zorg voor een duidelijke bewegwijzering naar de vergaderruimte
- Plaats een kleine kast of plank voor kantoorbenodigdheden zoals pennen, notitieblokken en opladers.
- Wellicht handig dat de ruimte ook rolstoelvriendelijk is.
Waarom is een goede akoestiek belangrijk?
Akoestiek wordt vaak over het hoofd gezien, maar is cruciaal in vergaderruimtes. Slechte akoestiek leidt tot frustratie en vermindert de kwaliteit van gesprekken. Gebruik materialen zoals tapijt, gordijnen, akoestische panelen of speciale plafondtegels om galm en echo te verminderen. Voor meer handige tips lees onze blog ‘’de voordelen van tapijttegels’’.
Zorg voor praktische details
Kleine dingen maken een groot verschil:
- Een klok: kan wellicht een hulpmiddel zijn om op schema te blijven en voorkomt dat iedereen steeds zijn telefoon pakt om te kijken hoe laat het is.
- Whiteboards of flip-overs: deze zijn handig voor brainstormsessie en visuele planning.
- Koffie, thee en water: dit houdt iedereen in de vergaderruimte gefocust.
- Ventilatie en tempratuurregeling: niemand kan zich concentreren in een benauwde of koude ruimte.
Met al 25 jaar ervaring is voor TMC Project het inrichten van een vergaderzaal geen nieuwigheid meer. Doordat we aandacht besteden aan het toepassen van soorten meubels, rekening houden met technologie, logistiek en sfeer, creëren we omgevingen waar ideeën tot stand komen en samenwerkingen soepel verlopen. Met deze bovenstaande tips ben je klaar om jouw vergaderruimte naar een hoger niveau te tillen!
Wil je inspiratie of advies op maat? Neem contact met ons op en we helpen je graag bij het inrichten van jouw perfecte vergaderruimte.